陕西开放大学（陕西工商职业学院）涉密文件

管理制度

各部门、各学院：

为规范我校保密管理工作，提升学校保密工作实效，经研究，现制定陕西开放大学（陕西工商职业学院）涉密文件管理制度。

一、工作原则

学校涉密文件信息资料保密管理坚持专人负责、专门登记、专柜存放、全程管理、确保安全的原则。

二、工作要求

1.根据实际工作需要配备一名保密专干，具体负责涉密文件信息资料的日常管理工作。

2.建立专门的涉密文件信息制度资料登记制度，与非涉密文件信息资料分别登记管理。

3.建立涉密文件信息资料借阅、使用登记制度，借阅和使用涉密文件信息资料，要及时办理登记手续，随时掌握涉密文件信息资料的去向。

三、涉密文件的收文与传阅

1.保密员在收到涉密文件后，应先检查包装密封是否完好无损，并核对文件袋编号、数量。

2.在专用的《涉密文件收文登记簿》上予以登记，送交党委书记、校长提出办理意见、确定传阅范围和顺序。

3.保密员应严格按照领导批示的顺序进行传阅，每位阅文人必须在《涉密文件传阅单》上签署姓名和阅读日期。送阅涉密文件应使用专用的文件夹，一般应当面送交、立等收回，严禁随意放置其办公桌上。

4.涉密文件的批示件送达按涉密文件分发要求进行，批示件办理完毕后，应及时将批示件退还保密员。

5.涉及国家秘密的“不予公开”内部文件，其收文与传阅流程必须严格按照涉密文件的管理规定执行，确保全过程符合国家保密法律法规的要求；一般“不予公开”内部文件不得在学校门户网站、微信公众号、公告栏等任何公开平台发布；禁止通过微信、QQ、电子邮件等各类互联网渠道传输或发送；未经原发文机关书面许可，不得以任何形式对外传播、公开。

四、涉密文件资料的使用保管

（一）涉密文件信息资料的借阅

1.涉密文件信息资料原则上严禁私自借阅，确因工作需要借阅涉密文件时，应当经本部门及党政办公室的负责人批准，严格履行审批程序。

2.审批通过后，保密员在《涉密文件借阅登记簿》上详细登记，内容包括：文件名称、文号、密级、借阅人、审批人、借出时间、约定归还时间等。

3.借阅人负有保管文件的全部责任，借阅期间严禁对涉密文件信息资料进行复制、拍照、扫描、摘抄，并在审批同意的时限内归还（通常为24小时或极短时间），严禁逾期。

4.借阅人归还时，必须与保密员当面核对文件份数、页码，确保完整无误，保密员在借阅登记簿上注明归还时间，并双方签字确认，完成注销手续。

（二）涉密文件信息资料的保存

1.涉密文件信息资料要存放在铁质文件柜中，与非涉密文件信息资料分类存放，并定期进行清查、核对。

   2.涉密电子文件必须存储在涉密计算机中。

3.工作人员离开办公场所，应当将涉密文件信息资料及时存放在文件柜中。

4.涉密文件信息资料管理人员离岗、离职前，应将所保管的涉密文件信息资料全部如数清退，并办理移交手续。

5.需要归档的涉密文件信息资料，应当按照国家档案管理规定及时归档。

五、涉密文件信息资料的清退销毁

1.党政办公室机要信息科负责每年对本单位的涉密文件信息资料进行清理，保密员应逐件进行清点，除需留存或者存档的资料外，一律填写《销毁文件目录》和《涉密载体销毁登记表》，经单位主管领导审核后联系省保密局统一销毁，禁止私自销毁涉密文件信息资料。

2.严禁将涉密文件信息资料作为废品出售给物资废品收购站。